Formulaires numériques pour la gestion de flotte
Optimisez vos opérations grâce à un flux de travail 100 % sans papier. Créez des formulaires numériques que vos collaborateurs peuvent compléter à tout moment et où qu’ils soient, directement depuis leurs appareils mobiles, pour un gain de temps, une meilleure traçabilité et une gestion simplifiée de votre flotte.
Du papier
au numérique
Profitez-en pour numériser l’ensemble de vos formulaires papier utilisés au quotidien par vos équipes. Créez des formulaires personnalisés, parfaitement adaptés à votre activité, en ajoutant ou modifiant des modèles afin de ne collecter que les informations essentielles, pour plus d’efficacité et de simplicité.
Remplissez vos formulaires partout, à tout moment
Grâce à l’application mobile Driver, vos équipes accèdent à l’ensemble des formulaires numériques et les complètent où qu’elles se trouvent. Tous les formulaires créés par vos responsables sont automatiquement disponibles dans l’application, permettant à vos collaborateurs d’y accéder en un seul clic, simplement et rapidement.
Un flux de travail plus fluide et mieux organisé
Dites adieu à la distribution et à la collecte quotidiennes de formulaires papier, aux documents manquants et aux retards de traitement. Accédez 24h/24 et 7j/7 à tous vos formulaires : complétez-les, soumettez-les et traitez-les immédiatement dès qu’ils sont prêts, pour un gain de temps et une organisation optimale.
Accès rapide pour toute l’équipe
Les formulaires numériques facilitent la facturation des services en détaillant les matériaux utilisés, le temps passé et les frais engagés. Dès leur soumission, ils sont instantanément disponibles sur la plateforme, permettant aux équipes comptables d’y accéder sans délai et de lancer rapidement le processus de facturation, pour une gestion plus fluide et efficace de l’entreprise.
Formulaire
de livraison
Les formulaires de livraison peuvent être utilisés dans différents secteurs et à différents niveaux de la chaîne d'approvisionnement. Vous créez le modèle dans la plateforme MyFleet et vos employés peuvent le remplir à tout moment à l'aide de l'application MyFleet Driver. Il suffit d'ajouter les informations et les signatures nécessaires, puis d'envoyer la confirmation dès que c'est fait.
Formulaire de dépenses
Les formulaires de dépenses sont un excellent outil pour rationaliser les informations sur les produits livrés, les matériaux utilisés ou les travaux effectués à la comptabilité. Ainsi, votre équipe peut facturer les clients et terminer les travaux beaucoup plus rapidement.
Formulaire du conducteur
Les informations que vos conducteurs peuvent fournir sur leur trajet quotidien (début et fin d'une journée de travail, distance parcourue et arrêts effectués, voire les ravitaillements en carburant) peuvent vous aider à garder une vue d'ensemble précise sur les performances de votre flotte. Les formulaires numériques faciliteront la transmission des informations par vos conducteurs et simplifieront considérablement leur traitement !
Déclaration
d'accident
Dans le cas improbable où votre chauffeur serait impliqué dans un accident, un formulaire numérique sera toujours à votre disposition pour signaler la situation, les dommages potentiels et indiquer si le véhicule peut poursuivre son trajet en toute sécurité.
Formulaire liste d'inventaire
Un formulaire peut également servir de liste de contrôle. Si vous êtes fabricant, assembleur, transporteur ou si vous travaillez dans le commerce de détail, vous pouvez utiliser une liste d'inventaire numérique qui vous aidera à vous assurer que tous les articles sont bien comptabilisés.
La numérisation vous aidera à atteindre vos objectifs en matière de développement durable en réduisant les besoins en matière de production, de traitement et de stockage des formulaires papier.
Avantages supplémentaires des formulaires numériques
Les formulaires papier peuvent souvent être perdus ou égarés, tandis que les formulaires numériques seront toujours disponibles sur votre serveur.
Avec les fichiers numériques, vous disposerez toujours d'un espace plus que suffisant pour tous vos formulaires.
Tout comme les formulaires papier, les formulaires numériques prévoient un espace pour la signature.
Si vous avez besoin d'une copie physique d'un formulaire, il vous suffit de l'imprimer !